Nyttig å bruke stedfortrederfunksjonen i ferien!
Dette er en standard funksjon i løsningen som benyttes for å tillate at en bruker behandler dokumenter på vegne av en annen bruker i en gitt periode.
Dette er spesielt hensiktsmessig i forbindelse med ferie og fravær av litt lengre varighet. Man kan velge hvilke dokumenttyper og hvilke firma stedfortrederen skal kunne behandle. Godkjennere kan opprette sin egen stedfortreder, mens en regnskapsbruker kan opprette stedfortreder på vegne av andre. Det er naturligvis ikke mulig å opprette seg selv som stedfortreder for andre, uavhengig av hvilke tilganger man har.
Stedfortreder settes opp under Oppsett | Stedfortredere. Fanen Koblinger brukes for å definere egne stedfortredere, for eksempel for bestemte avdelinger eller prosjekt. Stedfortreder må defineres for alle dokumenttyper, firma og koblinger godkjenner har tilgang til.
Arve fullmakter
Standard er at stedfortreder arver fullmaktene til den opprinnelige godkjenneren, men det er også mulig å velge at stedfortreder ikke skal arve godkjennerens fullmakter, men benytte egne fullmakter.
Når du skal godkjenne som stedfortreder er det jo meningen at du skal godkjenne på vegne av noen, og da er det viktig at konteringen og beløpshåndteringen av fakturaen er lik uansett hvem som håndterer denne. Dette sørger du for ved at dine fullmakter arves eller overlates til stedfortrederen din på akkurat disse fakturaene som skal godkjennes for deg.
Stedsfortreder uten fullmakt til å godkjenne store beløp
I noen tilfeller, kanskje for brukere med veldig høye beløpsfullmakter eller andre grunner, kan det være at det ønskes en stedfortreder, men at denne likevel IKKE skal ha fullmakt til å godkjenne faktura av en viss størrelse.
I slike tilfeller bør det velges at fullmaktene IKKE arves. Da er det stedfortrederen sine egne fullmakter som benyttes også på fakturaene som godkjennes på vegne av deg, og du sikrer at fakturaen sendes videre til ny godkjenner om f.eks. beløpet er for høyt.
I stedfortrederperioden
Stedfortreder får tilgang til dokumenter i Til behandling for den perioden vedkommende er stedfortreder for en godkjenner.
Dette vises med en informasjonsmelding i løsningen. Ved godkjenning av en faktura i stedfortrederperioden vil det komme tydelig frem at dokumentet er godkjent av stedfortreder på vegne av opprinnelig godkjenner.
